1. Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:
KSB Harz e.V. gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB
Präsident KSB Harz e.V.
Dornbergsweg 30
38855 Wernigerode 38855 Wernigerode
info(at)ksb-harz.de
2. Datenschutzverantwortlicher:
KSB Harz e.V., Datenschutzverantwortlicher
Jörg Augustin
Dornbergsweg 30
38855 Wernigerode
3. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:
Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung von Bildungsveranstaltungen des KSB Harz sowie von Veranstaltungen im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z.B. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug bzw. -rechnung, Organisation von Sport- und Ehrungsveranstaltungen).
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit sportlichen und sportpolitischen Veranstaltungen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des KSB Harz, in Auftritten des KSB Harz in Sozialen Medien veröffentlicht sowie an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt.
4. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in der Regel um das Mitgliedschaftsverhältnis des Vereins im KSB Harz.
Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 a) in Verbindung mit Artikel 7 DSGVO.
Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des KSB Harz besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des KSB Harz. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins veröffentlicht.
5. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Personenbezogene Daten von Mitgliedern der Mitgliedsvereine des KSB Harz, die an Veranstaltungen des KSB Harz teilnehmen, werden zum Erwerb oder Verlängerung einer Lizenz oder sonstiger Teilnahmebestätigungen an den jeweiligen übergeordneten, zuständigen Verband, den LSB oder den Landkreis weitergegeben.
Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder oder Teilnehmer werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Harzsparkasse weitergeleitet.
6. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer:
Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer Mitgliedschaft des Vereins im KSB Harz plus einer eventuellen gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Persönliche Daten im Zusammenhang mit Lizenzangelegenheiten werden für die Dauer der Lizenzgültigkeit plus vier Jahre Nachlaufzeit gespeichert.
Datenschutzinformation nach Art. 13/14 DSGVO des KSB Harz e.V.
Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt. Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Verwendung in der Sportchronik gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Vereinszugehörigkeit zu einem, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des KSB Harz an der zeitgeschichtlichen Dokumentation zugrunde. Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
7. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
8. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft in einem Mitgliedsverein oder zur Teilnahme an Veranstaltungen des KSB Harz erhoben.
Quelle: Datenschutz im Sportverein, VIBSS-Infopapier (Stand April 2018), LSB Nordrhein-Westfalen e.V.
Datenschutzordnung im KreisSportBund Harz e.V. (KSB Harz)
Präambel
Der KSB Harz verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs und von Veranstaltungen, der Öffentlichkeitsarbeit des KSB Harz). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des KSB Harz zu gewährleisten, gibt sich der KSB Harz die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1
Allgemeines
1 Der KSB Harz verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in Computer-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden unter Umständen personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im KSB Harz, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2
Verarbeitung personenbezogener Daten
1 Der KSB Harz verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der KSB Harz insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), gegebenenfalls Geburtsdatum, Datum des KSB Harzbeitritts, Vereins- oder Betriebszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion).
2 Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im KSB Harz betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
(Ergänzung: Weiterleitung personenbezogener Daten der Mitglieder an den zuständigen Landessportbund/Landessportverband - siehe Satzungsbausteine).
§ 3
Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1 Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über den KSB Harz und seine Aktivitäten werden personenbezogene Daten in unterschiedlichen Medien veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2 Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen, Mannschaftsdaten, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
3 Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4 Auf der Internetseite des KSB Harz werden die Daten der Mitglieder des Präsidiums, der Geschäftsstelle und der Sportjugend jeweils mit Vorname, Nachname, Funktion und E-Mail-Adresse sowie bei den Daten der Geschäftsstelle mit Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4
Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im KSB Harz
1 Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung, insbesondere dem Geschäftsführer zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
2 Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5
Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1 Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im KSB Harz (z.B. Präsidiumsmitgliedern, weiteren) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2 Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Mitglieder des KSB Harz nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person oder ein triftiger Grund vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3 Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6
Kommunikation per E-Mail
1 Für die Kommunikation per E-Mail richtet der KSB Harz einen KSB Harz-eigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der KSB Harz-internen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2 Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7
Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
1 Alle Personen im KSB Harz, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Präsidiums, des Vorstandes der Sportjugend sowie den Mitarbeitern der Geschäftsstelle), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8
Datenschutzbeauftragter / - verantwortlicher
1 Da im KSB Harz in der Regel keine 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der KSB Harz KEINEN Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt gegebenenfalls dem Vorstand nach § 26 BGB.
2 Der Datenschutzverantwortliche ist in § 4 dieser Datenschutzordnung geregelt. Der Vorstand nach § 26 kann eine andere Verantwortlichkeit benennen oder die Benennung eines Datenschutzbeauftragten beschließen.
§ 9
Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1 Der KSB Harz unterhält zentrale Internetauftritte für den Gesamt-KSB Harz. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Verantwortlichen für Öffentlichkeitsarbeit zusammen mit den zuständigen Mitarbeitern. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Verantwortlichen für Öffentlichkeitsarbeit, dem Geschäftsführer und den Administrator vorgenommen werden.
2 Der Verantwortliche für Datenschutz ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3 Untergeordnete Abteilungen oder Gruppen bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Verantwortlichen für Datenschutz. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen oder Gruppen jeweils Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Verantwortlichen für Datenschutz weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Verantwortlichen für Datenschutz, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
§ 10
Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1 Alle Mitarbeiter des KSB Harz dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2 Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können geahndet werden.
§ 11
Inkrafttreten
1 Diese Datenschutzordnung wurde durch das Präsidium des KSB Harz am 01.04.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des KSB Harz in Kraft.
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.
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Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.
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KSB Harz e.V. gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB Präsident KSB Harz e.V.
Bahnhofstr. 39
38855 Wernigerode
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Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keinen anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z.B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.
Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).
WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).
Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.
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